Anregungen/Einwendungen erfassen

Anregungen/Einwendungen können Sie über drei verschiedene Wege im System erfassen:

Nach Rückbuchung der Beteiligung

  1. Nach Rückbuchung einer Beteiligung klicken Sie im Reiter Vorgang die Schaltfläche Anregung/Einwendungen aufnehmen .
    Es erscheint der Assistent „Anregung bearbeiten“, zur Erfassung der Anregungen/Einwendungen.

  2. Dabei wird im Schritt Allgemeine Daten der auslösenden Stufe das Auswahlfeld Stufe automatisch verfüllt sowie der Einwender im entsprechenden Auswahlfeld hinterlegt.

  3. Alle weiteren Zeilen, außer Eingangsdatum, sind die zuvor definierten Zusatzzeilen, die Sie nun manuell erfassen, siehe Zusatzzeilen für Anregungen/Einwendungen .

  4. Anschließend wechseln Sie auf den Schritt Anregungen/Einwendungen.

  5. Erfassen Sie hier die folgenden Daten

    1. Einwendung

    2. Abwägungsvorschlag

    3. Beschlussvorlage

Das Feld Beschluss muss zur Bearbeitung freigeschaltet sein, dies erfolgt unter Optionsverwaltung > PROSOZ Bau > Sachbearbeitung > Vorgangsbearbeitung > Anregungen/Einwendungen > Feld Beschluss verwenden. Das Feld Wert muss hierbei auf Ja stehen.

 

Um den Erfassungsaufwand der Anregungen/Einwendungen so gering wie möglich zu halten, ist es bei allen genannten Feldern möglich, auf

  • bereits im selben Verfahren hinterlegte oder

  • in den Parametern der Anregungen/Einwendungen fest eingespeicherten

Texte und Formulierungen mithilfe der Schaltflächen am rechten Rand der hier beschriebenen Felder zurückzugreifen.

Schaltfläche Beschriftung Bedeutung
Aus bereits verwendeten lesen Alle bereits in anderen Anregungen/Einwendungen hinterlegten Texte lassen sich hier in Listenform anzeigen und auswählen.
Aus Parametern lesen Greift auf die in den Parametern gespeicherten Texte zum jeweiligen Feld zurück.
Zu Parametern hinzufügen Hiermit kann der Sachbearbeiter eine Einwendung, einen Abwägungsvorschlag usw. direkt in die Parameter übertragen, damit dieser Text auch in anderen Verfahren verfügbar ist.

Tipp: Sachbearbeitende müssen für die Nutzung dieser Funktion sensibilisiert werden. Alle Sachbearbeitenden in ProPLANUNG können die Texte frei formulieren und in den Parametern speichern. Sofern sie nicht absolut identisch sind, lassen sich diese auch in den Parametern speichern.
Das Bereinigen der gespeicherten Parameter, beispielsweise bei identischen Mehrfacheinträgen, bleibt Aufgabe der Verfahrensbetreuenden. Sachbearbeitende können Einträge nur hinzufügen aber nicht entfernen.

  1. Klicken Sie Aus bereits verwendeten lesen oder Aus Parametern lesen .
    Es erscheint der Dialog „Bitte auswählen“,

  2. Wählen Sie aus den möglichen Texte aus der Liste aus und übertragen sie mit OK ins Textfeld.
    Die hier angezeigten Texte werden unter Definition Anregungen/Einwendungen hinterlegt, siehe Definition Anregungen/Einwendungen.

Einmal von Sachbearbeitende gespeicherte Vorschläge lassen sich nur durch Zugriff auf die o. g. Parameter, d. h. durch Verfahrensbetreuende, wieder entfernen oder korrigieren!

 

  1. Wechseln Sie auf den Schritt Dateien.
    Eine Anregung/Einwendung wird häufig in schriftlicher Form eingereicht, evtl. sogar ergänzt durch einen weiteren Anhang. Die Anschreiben sowie weitere Dokumente, Bilder o. ä. können, nachdem sie vorab im Mediencenter des Vorgangs abgelegt wurden, mit dieser Anregung/Einwendung verknüpft werden.

  2. Markieren Sie im Dialog „Medium auswählen“, die gewünschten Dateien.

  3. Klicken Sie Übernehmen, die Dateien werden in den Assistenten übernommen.

  4. Klicken Sie nun im Assistenten Fertig.

  5. Abschließend klicken Sie im Reiter Vorgang die Schaltfläche Speichern , um die Anregung/Einwendung im Vorgang zu speichern.
    Sie können Sie im Navigationsbereich des Vorgangs öffnen und bearbeiten.

 

Einwender als Beteiligte

Müssen Anregungen/Einwendungen von Bürger*innen erfasst werden, so wird im ersten Schritt jeder einzelne Anregungsgebende als Beteiligter im Vorgang erfasst.

Im Anschluss nehmen Sie die Anregung/Einwendung auf, wie unter Nach Rückbuchung der Beteiligung beschrieben.

Es kann jede bereits im Verfahren hinterlegte Adressobergruppe für Anregungen/Einwendungen genutzt werden. Anregungen/Einwendungen lassen sich zu jedem gespeicherten Beteiligten erfassen. Selbstverständlich ist es genauso gut möglich, in den Parametern der Adressverwaltung eine eigens zu diesem Zweck genutzte Adressobergruppe anzulegen und diese dem Verfahren über die Kennziffernsteuerung zuzuordnen.

 

Anregungen/Einwendungen manuelle erfassen und zuordnen

Wie bereits erwähnt, müssen Anregungsgebende und Einwendende im Vorgang gespeichert sein, damit alle Anregungen/Einwendungen eindeutig einem TÖB oder einer Privatperson zugeordnet werden können. Falls jedoch der Assistent zur Erfassung der Anregungen/Einwendungen nicht direkt bei Rückbuchung der Beteiligung oder Erfassung eines beteiligten Anregungsgebenden gestartet wird, kann dieser auch im Navigationsbereich des Vorgangs unter Anregungen/Einwendungen manuell gestartet werden.

Die Angaben von Thema und Einwender müssen dabei manuell vorgenommen werden, da es sich um Pflichtfelder handelt. Eine Umlaufstufe wird hier nicht automatisch hinterlegt. Ein Eintrag kann jedoch, falls nötig, gesetzt werden.

 

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